Dezentrales Arbeiten in Teams – Ein Interview mit Denise Hank, Leiterin Business Unit Development

Sie arbeiten gerade dezentral. Wie läuft ein normaler Tag bei Ihnen ab?

Gute Frage. Tatsächlich haben wir von Beginn an während unserer dezentralen Teamarbeit das ein oder andere Procedere aus der agilen Scrum Welt abgeguckt. Wir nehmen uns im Grunde wie bei einem kleinen Baukasten heraus, was unsere dezentrale Arbeit effizient macht.

Morgens starte ich in der Regel mit einer ersten Sichtung meiner Mails. Dinge, die ich fix erledigen kann, gehe ich sofort an. Anderes, was eine höhere Konzentration erfordert, folgt später nach der ersten gemeinsamen Online-Konferenz mit den Kollegen via Teams. Im morgendlichen Standup-Meeting trifft sich das gesamte Core-Team und bespricht aktuelle Themen und Aufgabenverteilungen inklusive Prioritäten des Tages. In der aktuellen Situation erfordert unser tägliches Procedere mehr Zeit als sonst. Es ist notwendig, dass das ein oder andere Thema ein wenig mehr Aufmerksamkeit erfährt.

Und wie geht es dann weiter?

Den Tag über widme ich mich dann den unterschiedlichsten Aufgaben unserer Business Unit Development. Am Nachmittag folgt dann noch einmal ein virtuelles Meeting mit dem Team, unser sogenanntes Tagesupdate am Nachmittag. Das machen wir mit dem Core-Team und unserem Team in der Business Unit Development. Da wir aktuell wirklich alle im Home Office sind und der tägliche direkte Austausch mit dem Team ausfällt, ist es enorm wichtig, dass wir mindestens einmal am Tag in der großen Truppe zusammen kommen. Und sei es nur um uns kurz über das aktuelle Weltgeschehen auszutauschen.

Projektbasierte Meetings mit Einzelnen erfolgen den Tag über losgelöst von unseren Teammeetings, das machen wir gerne via Teams, entweder per Videocall oder auch im Chat. Dies funktioniert sehr gut. Bei SCOPE sind die Teams bereits von Anfang an teilweise dezentral organisiert und in Deutschland verteilt. Deshalb haben wir bereits vor 3 Jahren angefangen uns mit dezentralen Themen und der optimalen Zusammenarbeit zu beschäftigen. Heute profitieren wir davon sehr.

Sie haben nun einige Male das Tool Teams von Microsoft erwähnt. Das ist also Ihre Lösung zur Kommunikation. Wie ermöglichen Sie aber die gemeinsame Arbeit an Projekten oder wie halten Sie Projektschritte fest?

Unsere Projekte organisieren wir via Atlassian Jira und Confluence. Durch diese Software können wir unseren Projektalltag individuell sehr gut strukturieren und organisieren. Viele Anwendungen von Atlassian können aktuell als Cloud-Varianten kostenfrei genutzt werden, u.a. Jira Software, Jira Core, Confluence und Bitbucket. Wir selbst empfehlen aber auch die serverbasierte Variaten, gerade im stark regulierten Umfeld ist es für Unternehmen oft wichtig, alle Programme auf eigenen Servern oder zumindest auf deutschen Servern zu wissen.

Welche Herausforderungen bringen neue Tools und deren Nutzung mit sich?

Naja, ein Tool ist letztendlich schnell installiert. Doch die Arbeit beginnt bereits weit vorher! Denn woher weiß ich, welche Tools es überhaupt gibt und welche für mich und mein Team die richtigen sind? Zudem ist es dann nicht damit getan das Tools einfach zu implementieren. Die Mitarbeiter müssen entsprechend mitgenommen werden! Das schönste Tool nutzt niemanden, wenn es nicht gemeinsam gelebt wird.

Und mit Atlassian haben Sie bereits gute Erfahrungen gemacht?

Ja, auf jeden Fall. Durch unsere vielfältige Projektarbeit, haben wir einen Einblick in die Entwicklungsumgebung unterschiedlichster Kunden, überwiegend aus dem regulierten Umfeld. Das heißt, auch unsere Arbeit birgt eine gewisse Komplexität. Sonst könnten wir die Anforderungen unserer Kunden nicht verstehen und bedienen. Jira und Confluence ermöglichen es uns strukturiert im Projekt zu arbeiten und Aufgaben gezielt durchzuführen. Völlig orts- und zeitunabhängig.

Wie profitieren Ihre Kunden davon?

Häufig bekommen wir schon im Rahmen unserer Projekte vor Ort die Frage gestellt: Wie machen Sie das? Was machen andere? Welche Tools nutzen sie? Funktioniert es gut? Best-Practice-Ansätze sind an dieser Stelle sehr gefragt. Entscheidend ist nicht die reine Auswahl eines vermeintlich passenden und wertschöpfungssteigernden Tools. Es geht auch darum, das gesamte Team, alle Mitarbeiter und Kollegen sowie die Unternehmensführung mitzunehmen. Diese Erfahrung haben wir bereits gemacht und das können wir unseren Kunden mitgeben. Ohne die Bereitschaft, Veränderungen im Unternehmen zuzulassen, aktuelle Prozesse neu zu bewerten und entsprechend anzupassen, ist das beste Tool keine Hilfe. Tools sind nur so gut, wie die dahinter liegenden Prozesse und Workflows und die Tatsache, das diese dann von den entsprechenden Teams gelebt werden.

Warum haben Sie sich mit New Work beschäftigt?

In unserer derzeitigen Arbeitswelt erleben wir einen spannenden wirtschaftlichen und kulturellen Wandel. Ich habe mich zu Beginn weniger direkt mit dem Thema New Work als Schlagwort beschäftigt. Viel mehr mit zwei anderen Gedanken: Zum einen, wie wir unsere Arbeit innovativer und effizienter mit der Manpower die wir haben organisieren können (Stichwort Fachkräftemangel) und zum anderen: Wie schaffen wir es, dass sich alle bei uns im Team wohl fühlen und gerne miteinander an unseren Projekten arbeiten.

Mit dem Aufbau der Business Unit Development, was ja letztendlich ein spannender Veränderungsprozess auch bei uns im Unternehmen war und ist, kam auch zunehmend das Thema Führung auf. Bei SCOPE leben wir flache Hierarchien, alle Ideen werden gerne gehört, Probleme konstruktiv miteinander besprochen. Es erfolgt eine Führung auf Augenhöhe und mit hoher Wertschätzung und Vertrauen. In unserer Business Unit heißt das beispielsweise: Wir übernehmen das Testmanagement eines Kunden aus dem regulierten Umfeld in der Bahntechnik. Ein komplexes Thema, je nach individuellem Stand beim Kunden. Kollegen unseres Team sind für dieses Thema natürlich mehr beim Kunden vor Ort, als in unseren Räumlichkeiten. Ich vertraue komplett darauf, dass die Kollegen vor Ort wissen was Sie tun und den Kunden genau da unterstützen und beraten, wo es notwendig ist. Ich kann und möchte nicht überall vor Ort sein, zumal ich auch gar nicht inhaltlich bei allen Themen in der fachlichen Tiefe mitreden kann. Ohne Vertrauen in mein Team würde es niemals funktionieren.

Wenn das alles so gut funktioniert, warum arbeiten dann viele Unternehmen noch nicht dezentral?

Vorweg gesagt: Es gibt viele Unternehmensbereiche, die sich aktuell nicht so ohne weiteres dezentralisieren lassen. Bei einigen muss man sich auch die Frage stellen, ob es überhaupt notwendig ist und ob ein Mehrwert generiert werden würde. Wir reden hier also aus meiner Perspektive über Bereiche, bei denen es ohne großen Aufwand möglich sein sollte. Aus unserer Erfahrung kommen verschiedene Faktoren zum Tragen, vorne mit dabei das große Thema Vertrauen in die Mitarbeiter, gefolgt von dem meist eher nervigem Thema IT. Meist scheitert es schon daran, dass es in dem jeweiligen Bereich vielleicht nicht genügend Laptops gibt oder aber, keine Remote-Zugänge, die das Arbeiten auf den eigenen Servern dezentral ermöglichen.

Warum ist das Thema dezentrales Arbeiten denn gerade jetzt so spannend?

Die aktuelle Corona-Situation ist für unsere Arbeitskultur eine spannende Chance. Es bleibt vielen aktuell nichts anderes übrig, als umzudenken und alles möglich zu machen, um ein dezentrales Arbeiten, z.B. im Home Office, zu ermöglichen und dadurch das Unternehmen so gut es geht am Laufen zu halten. Die Artikel und Berichte zum Thema Home Office häufen sich aktuell im Netz: Vor- und Nachteile, IT, Arbeiten mit Kindern zu Hause, und und und.

Ich finde das toll und denke, dass nach dem ersten „Zwangsschritt“ nun die nächsten Schritte erfolgen sollten, um ein dezentrales Arbeiten nachhaltig im Team zu organisieren.

SCOPE berät Unternehmen in Bezug auf dezentrales Arbeiten und unterstützt bei der Einführung von agilen Werkzeugen. Wie realisieren Sie so ein Projekt?

Die Vorgehensweise hängt stark davon ab, wie gut wir das jeweilige Unternehmen und die dahinter liegenden Prozesse schon kennen. Im Falle eines Neukunden starten wir natürlich ganz am Anfang mit einem initialen Erstgespräch. Gerne auch per Videokonferenz. Je nachdem was möglich ist.

Dann lernen wir das Team, die Anforderungen und die dahinter liegenden Prozesse kennen. In einem ersten Workshop stellen wir die Prozesse auf einen ersten Prüfstand. Auf den Workshop folgt idealerweise eine Umsetzungsphase, in der die jeweiligen Anwender durch uns moderiert und begleitet die Implementierung neuer Prozesse und Tools eigenständig leben. ​Uns ist es wichtig, dass die durch uns begleiteten Tool-Implementierungen nicht den klassischen beratenden Ansatz fahren. Wir arbeiten eng und praxisnah mit den jeweiligen Anwendern. Das heißt, wir begleiten vor Ort oder durch virtuelle Coachings. Dadurch ermöglichen wir eine effiziente Rampup-Phase, in der wir die Anwender eigenständig mit an Bord holen und somit ein möglichst frühes positives Mindset aller generieren, sofern nicht vorhanden. Je nach Projekt, Toolumfang und Prozessoptimierungsaufwand folgen dann mehrere Workshop- und Umsetzungsphasen nacheinander. Einzelne Umsetzungsphasen können mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Während dieser stehen wir kontinuierlich für Rückfragen, Anpassungen und Umsetzungen per Videokonferenz, Telefon, Mail oder auch vor Ort zur Verfügung. Insgesamt kann man ein solches Projekt zur ersten Umstellung des Arbeitsprozesses eines Teams auf dezentrale Methoden gut in 3 Wochen umsetzen.

Vielen Dank für diese Erläuterungen. Möchten Sie den Lesern noch etwas mit auf den Weg geben?

Gerne. Auch wenn wir in der aktuellen Situation vor einer großen gesundheitlichen und wirtschaftlichen Herausforderung stehen, denke ich dennoch, dass sie ebenso eine Riesenchance für uns alle birgt. Wir sollten versuchen uns nicht verunsichern zu lassen und die aktuelle Zeit für die Weichenstellung neuer Wege, insbesondere in unserer Arbeitskultur, zu nutzen.

Denise Hank, Leiterin Business Unit Development bei SCOPE Engineering

 

(Bild, Denise Hank von SCOPE Engineering, Interviewpartner TOM4U, Tina Schmid)

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